„Regulamin”

Niniejszy Regulamin został wydany przez Vee Care sp. z o.o. oraz Vee S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Grzybowskiej 87, 00-844 Warszawa. Przedmiotem Regulaminu jest określenie zasad świadczenia Usług oraz określenie uprawnień i obowiązków Klienta i Użytkowników w związku z korzystaniem z tych Usług.

Regulamin obowiązuje od dnia opublikowania.

Aktualna wersja Regulaminu dostępna jest pod adresem vee.ai/suite/regulations.

§ 1
Definicje

1. Aplikacja mobilna – aplikacja udostępniona Klientowi, umożliwiająca nabywanie Usług drogą elektroniczną i udział w programie lojalnościowym;

2. Aplikacja – panel klienta dostępny na stronie https://suite.vee.ai, umożliwiający zdefiniowanie informacji o firmie Klienta importowanie i/lub wprowadzanie danych wizyt, danych kontaktowych Użytkowników końcowych, śledzenie postępów realizacji kampanii oraz generowanie raportów z obsługi;

3. Cennik – cennik Usług, stanowiący Załącznik nr 1 do Regulaminu;

4. Dane – wszelkie dane przetwarzane przez Vee Care oraz Vee SA w imieniu i na rzecz Klienta lub Użytkownika w ramach świadczenia Usług, w tym dane osobowe;

5. Formularz – dokument stanowiący załącznik do Umowy, definiujący dane placówek i specjalistów klienta, niezbędne do uruchomienia Usługi;

6. Incydent Bezpieczeństwa – zdarzenie mogące mieć negatywny wpływ na ocenę bezpieczeństwa Danych Klienta lub Użytkownika, w tym w szczególności ich poufności, integralności lub dostępności;

7. Klient – Podmiot związany z Vee Care Sp. z o.o. umową na świadczenie Usługi;

8. Konto Użytkownika – konto Użytkownika zakładane w systemie dostępnym za pośrednictwem Strony internetowej i umożliwiające rejestrację online celem zarządzania Usługami zgodnie z właściwym Regulaminem;

9. Koordynator – osoba wyznaczona przez Vee Care (Koordynator Vee Care) oraz Klienta (Koordynator Klienta), kierująca wykonywaniem Umowy oraz poszczególnych Zamówień, w zakresie wynikającym z Umowy oraz Regulaminów, upoważniona w szczególności do składania oświadczeń w imieniu danej strony;

10. Okres Rozliczeniowy – miesiąc kalendarzowy;

11. Plan abonamentowy – wariant działania Konta wybrany z dostępnych w Cenniku pozycji kosztowych;

12. Polityka Cookies – dokument znajdujący się na stronie internetowej https://vee.ai/suite/cookies, stanowiący Załącznik nr 2 do Regulaminu;

13. Polityka Prywatności – dokument znajdujący się na stronie internetowej https://vee.ai/suite/privacy-policy, stanowiący Załącznik nr 3 do Regulaminu;

14. Punkty lojalnościowe – punkty zbierane przez Użytkownika w Aplikacji mobilnej na warunkach określonych w Aplikacji mobilnej Usług. Punkty podlegają wymianie na korzyści wskazane w Aplikacji mobilnej;

15. Regulamin – Regulamin świadczenia usługi Vee Suite;

16. Siła Wyższa – zdarzenie nadzwyczajne o charakterze zewnętrznym niezależne od Stron, którego nie można było przewidzieć, ani któremu nie można zapobiec przy dołożeniu należytej staranności, w szczególności klęski żywiołowe, epidemie, zamieszki, strajki lub działania zbrojne;

17. Strona internetowa – strona internetowa, za pośrednictwem której Użytkownik może uzyskać dostęp do informacji i usług świadczonych przez Vee Care. Strona Internetowa oznacza https://vee.ai/suite bądź https://suite.vee.ai/;

18. System – oprogramowanie umożliwiające korzystanie z Usługi;

19. Umowa – umowa zawarta pomiędzy Klientem a Vee Care sp. z o.o. na świadczenie usług automatycznej obsługi telefonicznej;

20. Usługa – kompleksowa realizacja procesu potwierdzania obecności na umówionych wizytach, obejmująca import danych, realizację prób połączeń telefonicznych z Użytkownikiem końcowym zgodnie z założonym harmonogramem, przeprowadzenie automatycznej rozmowy i raportowanie wyników kampanii w udostępnionej Aplikacji;

21. Użytkownik – osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Usług zgodnie z Regulaminem lub osoba fizyczna korzystająca bezpośrednio z Usługi;

22. Użytkownik końcowy – osoba wskazana przez Klienta, jako osoba kontaktowa w sprawie umówionej Wizyty, rozmówca;

23. Wynagrodzenie – wynagrodzenie przysługujące Vee Care Sp. z o.o. z tytułu świadczenia na rzecz Klienta Usług, którego wysokość określana jest zgodnie z Załącznikiem 4. Cennik.

§ 2
Zasady korzystania z Usług

Przedmiotem Regulaminu jest uregulowanie zasad, na podstawie których Klient i Użytkownicy uzyskują dostęp do Usług.

Klient może korzystać z Usług po zawarciu Umowy oraz po skonfigurowaniu Konta Użytkownika.

Klient oraz Użytkownik zobowiązują się do korzystania z Usług w sposób zgodny z postanowieniami Umowy Regulaminu oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

Klient oraz Użytkownik przyjmują do wiadomości, że do prawidłowego funkcjonowania Usług niezbędne jest zapewnienie przez ich odbiorców następujących warunków technicznych:

• dostępu do Internetu,
  
• dostępu do urządzenia umożliwiającego pobranie i użytkowanie Aplikacji mobilnej,
  
• dostępu do urządzenia z najnowszą wersją jednej z przeglądarek internetowych: Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera, Google Chrome, z włączoną w przeglądarce obsługą Java Script i plików cookies umożliwiającego użytkowanie Aplikacji,
  
• dostęp do urządzenia umożliwiającego korzystanie z Usług Vee w szczególności posiadającego możliwość obsługiwania połączeń telefonicznych.
  

Uzyskanie dostępu do Usług za pomocą urządzenia Klienta lub Użytkownika niespełniającego minimalnych wymogów określonych w ust. 4 powyżej może być niemożliwe, lub korzystanie z Usług w takim przypadku może być ograniczone, lub utrudnione.

Klient jest uprawniony do umożliwienia korzystania z Usług Użytkownikom wyłącznie na zasadach przewidzianych w Regulaminie. Zakres korzystania z Usług przez Użytkowników nie może wykraczać poza zakres, w jakim Klient uprawniony jest do korzystania z Usług zgodnie z Regulaminem. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przez Użytkowników postanowień Regulaminu i Umowy.

§ 3
Sposób świadczenia Usług

Usługi zostaną uruchomione przez Vee Care na podstawie zawartej Umowy na zasadach w niej opisanych oraz na podstawie danych podanych w Formularzu, stanowiącym załącznik do Umowy.

Uruchomienie Usług nastąpi w terminie wskazanym w Umowie.

§ 4
Zamówienia

Na podstawie niniejszego Regulaminu oraz Umowy Klient uprawniony jest do korzystania z usługi Vee Suite.

Do uruchomienia Usługi niezbędne jest pozyskanie danych z Formularza.

Do potwierdzenia gotowości do uruchomienia Usługi uprawnieni są Koordynatorzy oraz Vee Care.

Jeśli Strony nie postanowiły inaczej, w kwestiach nieuregulowanych w Umowie i Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o umowie o świadczenie usług.

Vee Care udostępnia Użytkownikowi Aplikację oraz Aplikację mobilną.

§ 5
Podwykonawcy

W celu świadczenia Usług Vee Care może korzystać ze świadczeń podmiotów trzecich jako podwykonawców.

Vee Care ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich podwykonawców jak za własne działania lub zaniechania.

Vee Care oświadcza, że Dane są przetwarzane przez Google LLC z data center zlokalizowanym na terenie EOG.

§ 6
Obowiązki Klienta

Klient jest zobowiązany do terminowej zapłaty Wynagrodzenia tytułem Usług świadczonych na jego rzecz przez Vee Care.

Klient lub Użytkownik jest zobowiązany do korzystania z Usług na podstawie wprowadzonych danych Użytkowników końcowych zgodnych ze stanem faktycznym. W przypadku niewypełnienia niniejszego zobowiązania, odpowiedzialność za nieprawidłową realizację Usługi ponosi Klient i / lub Użytkownik.

W ramach korzystania z Usług zabronione jest dostarczanie lub przetwarzanie treści o charakterze bezprawnym. Przez treści o charakterze bezprawnym w szczególności rozumie się treści naruszające: obowiązujące prawo lub dobre obyczaje, prawa osobiste lub majątkowe osób trzecich lub prywatność osób trzecich.

Wszelkie dane i treści dostarczane lub przetwarzane przez Użytkowników z wykorzystaniem Usług uznawane są za Dane Klienta, a Klient ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania Użytkowników, którym umożliwił dostęp do Usług, jak za działania lub zaniechania własne.

W przypadku powzięcia przez Vee Care wiarygodnej wiadomości lub otrzymania urzędowego zawiadomienia o bezprawnym charakterze treści dostarczanych lub przetwarzanych przez Klienta z wykorzystaniem Usług, Vee Care poinformuje Klienta o możliwości uniemożliwienia dostępu do takich danych zgodnie z art. 14 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.2020.0.344 t.j.), a w przypadku potwierdzenia tych wiadomości odebrania tego dostępu.

Klient zobowiązany jest do niezwłocznego powiadamiania Vee Care o stwierdzonych nieprawidłowościach świadczonych Usług, w tym do zgłaszania zdarzeń, które mogą wpływać na poufność, integralność lub dostępność danych w ramach świadczonych Usług.

§ 7
Prawa i obowiązki Vee Care

Vee Care zobowiązuje się do świadczenia Usług na rzecz Klienta lub Użytkownika i zapewnienia ich ciągłości w zakresie i na warunkach określonych w Umowie oraz Regulaminie.

Vee Care ma obowiązek podejmowania działań pozwalających na utrzymanie odpowiedniego poziomu jakości Usługi. Działania te mogą mieć wpływ na dostępność Usługi u Klienta lub Użytkownika.

Vee Care ma prawo wprowadzenia do systemu teleinformatycznego, za pomocą którego świadczone są Usługi, oprogramowania i treści niezbędnych do prawidłowego wykonywania świadczonej Usługi.

Vee Care zobowiązuje się do zapewniania Klientowi lub Użytkownikowi możliwości korzystania z Usługi przy zastosowaniu odpowiednich i należytych zabezpieczeń dla każdej z Usług, zapewnienie środków ochrony Danych przekazanych oraz monitoring prawidłowości działania infrastruktury teleinformatycznej niezbędnej do świadczenia Usług.

Vee Care ma prawo dostępu do Usług oferowanych Klientowi lub Użytkownikowi w każdym przypadku, w szczególności, gdy zachodzi potrzeba przywrócenia poprawnego działania Usługi po wystąpieniu Incydentów bezpieczeństwa lub w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia Umowy przez Klienta lub Użytkownika. Prawo dostępu do Usługi nie oznacza dostępu do Danych. Dostęp do Danych możliwy jest wyłącznie w przypadkach, gdy przewidują to zasady świadczenia danej Usługi lub w przypadku, gdy jest to niezbędne dla wyjaśnienia Incydentu bezpieczeństwa.

Vee Care zobowiązuje się do wdrożenia, utrzymywania, testowania i doskonalenia procesu zarządzania ciągłością działania usług świadczonych na rzecz Klienta.

§ 8
Ochrona praw własności intelektualnej

Prawa autorskie oraz inne prawa własności intelektualnej dostarczone danej Stronie w związku ze świadczeniem Usług pozostają własnością Strony przekazującej lub właściciela tych praw. Zabrania się ich kopiowania, ujawniania i wykorzystywania bez uprzedniej pisemnej zgody Strony przekazującej, za wyjątkiem celów, dla których zostały dostarczone.

O ile inaczej wyraźnie nie wskazano w Regulaminie lub Umowie, w odniesieniu do Usług, Aplikacji i Aplikacji Mobilnej udostępnionych Klientowi oraz Użytkownikowi do korzystania, Klient i Użytkownik nie są uprawnieni do udzielania sublicencji, przeniesienia uprawnień wynikających z udzielonej licencji lub udostępnienia utworu do korzystania na dowolnej innej podstawie prawnej jakiejkolwiek osobie trzeciej, w tym podmiotom należącym do grupy kapitałowej Klienta.

Wszelkie prawa do oprogramowania lub wiedzy technicznej przekazane przez Klienta, lub Użytkownika w jakiejkolwiek postaci Vee Care lub przez Vee Care na rzecz Klienta lub Użytkownika celem korzystania z Usług, pozostają przez cały czas własnością Strony przekazującej bądź jej licencjodawcy takiego utworu, określonego przez ten podmiot trzeci, w szczególności warunków licencyjnych.

Wszelkie prawa własności intelektualnej udzielone danej Stronie w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy wygasają z chwilą jego rozwiązania, chyba że z Zamówienia wynika co innego.

§ 9
Zarządzanie Incydentami bezpieczeństwa

Vee Care zobowiązuje się do stałego monitorowania wskaźników i parametrów świadczonych Usług, a także analizy środowiska teleinformatycznego w zakresie podatności na Incydenty Bezpieczeństwa.

Vee Care oświadcza, że posiada sformalizowane procedury i zasady zarządzania środowiskiem teleinformatycznym. Każdy członek personelu oraz podwykonawca Vee Care działa zgodnie z tymi procedurami oraz zasadami.

Vee Care zobowiązuje się do gromadzenia informacji o wszelkich Incydentach Bezpieczeństwa oraz przekazywania Klientowi lub Użytkownikowi informacji o Incydentach Bezpieczeństwa niezwłocznie, ale nie później, niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia Incydentu Bezpieczeństw. Informacja o Incydencie Bezpieczeństwa będzie zawierała w szczególności informacje dotyczące skutków przewidywanych dla Klienta lub Użytkownika oraz podejmowanych przez Vee Care działaniach zaradczych. W przypadku stwierdzenia Incydentu Bezpieczeństwa Vee Care podejmie wszelkie niezbędne działania mające na celu eliminację lub minimalizację wpływu Incydentu Bezpieczeństwa na świadczone Usługi.

Klient zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Vee Care o Incydentach Bezpieczeństwa lub jakichkolwiek okolicznościach mogących wskazywać na ryzyko wystąpienia Incydentu Bezpieczeństwa, nie później niż w terminie 8 godzin od stwierdzenia wystąpienia Incydentu Bezpieczeństwa lub wskazanych wyżej okoliczności. Informacje będą przekazywane na adres support@suite.vee.ai. Zgłoszenie powinno zawierać, w miarę możliwości, co najmniej:

• opis zdarzenia;
  
• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby mogącej udzielić informacji o zdarzeniu;
  
• okoliczności zdarzenia, w szczególności istotne informacje pozwalające na identyfikację jego przyczyn;
  
• czas trwania zdarzenia, datę, godzinę i miejsce jego wystąpienia;
  
• opis podjętych działań po stwierdzeniu zdarzenia.
  

Szczegółowe zasady informowania Klienta o Incydentach Bezpieczeństwa stanowiących naruszenie ochrony danych osobowych określone są w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych stanowiącej Załącznik nr 3 do Umowy.

§ 10
Reklamacje dotyczące Usług

Zastrzeżenia dotyczące sposobu świadczenia Usług mogą być zgłaszane przez Klienta lub Użytkownika poprzez przesłanie zgłoszenia reklamacyjnego na wskazany adres e-mail: support@suite.vee.ai lub za pomocą formularza kontaktowego w Aplikacji.

Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać w szczególności określenie podmiotu dokonującego zgłoszenia, przedmiotu reklamacji oraz okoliczności uzasadniających reklamację.

Reklamacja powinna być złożona w terminie 1 miesiąca od ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła przyczyna reklamacji. Roszczenia w tym zakresie nie mogą być zgłaszane po upływie terminu, o którym mowa powyżej.

Zgłoszenie reklamacyjne zostanie rozpatrzone przez Vee Care niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Vee Care poinformuje Klienta lub Użytkownika o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego za pośrednictwem wiadomości e-mail, przesłanej na adres, z którego zgłoszenie zostało przesłane, chyba że inny adres e-mail wskazano w treści zgłoszenia.

Klient lub Użytkownik zobowiązuje się współpracować z Vee Care przy rozpatrywaniu zgłoszenia reklamacyjnego, w szczególności poprzez udzielanie informacji niezbędnych do jego poprawnego rozpatrzenia.

Złożenie Reklamacji nie wstrzymuje obowiązku zapłaty Wynagrodzenia.

§ 11
Zawieszenie świadczenia Usług

Vee Care jest uprawniony do zawieszenia dostępu do świadczonych Usług:

• w razie naruszenia przez Klienta lub Użytkownika obowiązków określonych w pkt 2 lub 8;
  
• jeżeli sposób korzystania z Usług przez Klienta lub Użytkownika zagraża bezpieczeństwu danych innych Klientów lub Użytkowników;
  
• w przypadku nieuiszczenia Wynagrodzenia w terminie 14 dni od zakończenia poprzedniego Okresu rozliczeniowego.
  

Zawieszenie dostępu do świadczonych Usług z przyczyn określonych w pkt 12 nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty wynagrodzenia przysługującego Vee Care z tytułu świadczenia Usług w pełnej wysokości wraz z należnymi odsetkami (w przypadku opóźnienia). Zawieszenie dostępu do świadczonych Usług nie przedłuża okresu świadczonych Usług.

Vee Care powiadomi Klienta lub Użytkownika z odpowiednim wyprzedzeniem o planowanym zawieszeniu świadczenia Usług oraz o przyczynie takiego zawieszenia, chyba że natychmiastowe zawieszenie będzie konieczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych innych klientów. W takim przypadku powiadomienie o zawieszeniu i jego przyczynie nastąpi bezzwłocznie.

Jeżeli Klient lub Użytkownik nie naprawi w terminie 30 dni naruszeń, które doprowadziły do zawieszenia świadczenia Usług, Vee Care będzie uprawnione do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Takie rozwiązanie Umowy będzie uważane przez Strony za rozwiązanie z przyczyn leżących po stronie Klienta lub Użytkownika. Klientowi lub Użytkownikowi nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu rozwiązania przez Vee Care Umowy zgodnie z niniejszym postanowieniem.

§ 12
Odpowiedzialność

Całkowita odpowiedzialność deliktowa i kontraktowa Vee Care z tytułu szkód wyrządzonych Klientowi lub Użytkownikowi w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Zamówienia, jest ograniczona do całkowitej wartości Usług nabytych w ramach Umowy w okresie 12 miesięcy poprzedzających wystąpienie szkody.

Niezależnie od postanowienia zawartego powyżej, całkowita odpowiedzialność deliktowa i kontraktowa Vee Care z tytułu szkód wyrządzonych Klientowi lub Użytkownikowi w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem wszystkich Zamówień, jest ograniczona do wysokości otrzymanego wynagrodzenia przez Vee Care za ostatnie 12 miesięcy.

Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w niniejszym pkt 12 nie obejmuje szkód wyrządzonych przez Vee Care umyślnie. O ile Umowa i lub Regulamin wyraźnie nie stanowi inaczej, odpowiedzialność Vee Care oparta jest o zasadę winy.

Vee Care nie ponosi wobec Klienta odpowiedzialności z tytułu utraconych korzyści. Odpowiedzialność odszkodowawcza Vee Care obejmuje wyłącznie straty rzeczywiście poniesione przez Klienta.

Vee Care nie ponosi wobec Klienta odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady i odpowiedzialności z tytułu gwarancji.

Vee Care nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania usług przez osoby trzecie.

Vee Care nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług:

• w przypadku wystąpienia Siły wyższej,
  
• w przypadku braku ciągłości świadczenia Usług z przyczyn niezawinionych przez Vee Care, z wyjątkiem przypadków określonych w Umowie;
  
• w przypadku uprawnionego zawieszenia Usług na podstawie rozdziału 13 niniejszego Regulaminu;
  

Vee Care nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z utraty Danych przekazanych (w tym nieodwracalną utratą dostępu do Danych przekazanych) przechowywanych przez Vee Care.

§ 13
Zmiany Regulaminu

Vee Care uprawniona jest do zmiany Regulaminu w szczególności w następujących przypadkach:

• potrzeby dostosowania postanowień Regulaminu do powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
  
• potrzeby dostosowania Regulaminu do zaleceń, nakazów, orzeczeń, postanowień, interpretacji, wytycznych lub decyzji uprawnionych władz publicznych, w tym organów nadzoru;
  
• rozbudowy lub zmiany funkcjonalności Usług, w tym wprowadzenia nowych Usług lub zmiany istniejących funkcjonalności Usług, jeśli będą miały wpływ na zasady świadczenia Usług na podstawie Regulaminu;
  
• zmiany warunków technicznych świadczenia Usług, mających wpływ na zasady świadczenia Usług na podstawie Regulaminu;
  
• potrzeby usunięcia niejasności, błędów lub omyłek pisarskich, które ewentualnie wystąpiłyby w Regulaminie;
  
• zmiany danych teleadresowych, nazw, numerów identyfikacyjnych, adresów elektronicznych lub linków zamieszczonych w Regulaminie;
  
• innych istotnych przyczyn, które wpływają na zmianę Regulaminu.
  

Vee Care udostępni Klientowi lub Użytkownikowi informację o zmianach wprowadzanych w Regulaminie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, przesyłając tekst dotychczasowego Regulaminu, z zaznaczeniem projektowanych zmian.

Powiadomienie o zmianach będzie przesyłane na adres e-mail Klientowi lub Użytkownikowi za pośrednictwem Aplikacji i / lub Aplikacji mobilnej. Klient i Użytkownik nie jest związany zmianami Regulaminu, o których nie zostanie uprzednio powiadomiony w sposób zgodny z Regulaminem.

Obowiązek dochowania powyższego terminu nie dotyczy przypadków uruchomiania przez Vee Care nowych Usług.

W przypadku otrzymania przez Klienta lub Użytkownika projektowanych zmian Regulaminu, Klient lub Użytkownik jest uprawniony do wypowiedzenia poszczególnych Usług w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia od Vee Care wraz z treścią projektowanych zmian.

Wypowiedzenie odnosi skutek na dzień wejścia w życie zmian Regulaminu.

Uprawnienie do wypowiedzenia Zamówienia nie przysługuje w przypadku zmian Regulaminu w zakresie wskazanym w § 13 ust. 1 A-B i E-F Regulaminu.